2026版OHSMS认证新规：企业8项必备材料实操指南

近日，国家认证认可监督管理委员会（CNCA）发布的《职业健康安全管理体系认证规则》（CNCA-OHSMS-01:2026）明确将于2026年3月1日正式实施。其中5.1.3条款对企业申请认证需提交的信息和文件资料作出强制性规定，8项核心材料直接决定认证申请能否顺利受理、审核能否高效推进。

一、新规5.1.3条款核心要求：企业必备8项材料清单

1. 认证申请表及核心信息说明

备料要点：我们需准确填写企业名称、注册地址、实际经营地址，明确认证依据标准（通常为ISO 45001:2018）及申请认证范围——范围需精准匹配实际经营活动，切勿超出自身资质范围。同时要单独列明认证范围内总人员数量（含承包方人员），详细说明影响体系有效性的外包过程，如外包施工、设备运维等，避免遗漏关键信息。

企业注意：提前梳理外包过程，将承包方人员纳入体系管理范畴，确保申请范围与生产/服务实际一致，从源头规避“超范围认证”风险，减少审核返工。

2. 法律地位证明文件

备料要点：我们需准备营业执照、事业单位法人证书等有效法律地位证明文件复印件，且必须加盖企业公章。若OHSMS覆盖集团下属分公司、子公司等多个法律实体，需逐一准备每个实体的证明文件，确保所有关联实体均具备合法经营资质。

实操提示：若企业近期发生名称变更、地址迁移等情况，需同步准备变更后的文件及官方变更证明，确保法律地位的连续性，避免因材料断层影响审核进度。

3. 行业行政许可及资质证书

备料要点：结合自身行业属性，梳理并提交认证范围涉及的OH&S相关行政许可文件、资质证书。以生产型企业为例，需准备安全生产许可证、危险化学品经营许可证（如有）；涉及特种设备使用的，需同步提供特种设备使用登记证，确保资质文件覆盖认证全范围。

关键把控：专人核查所有资质证书有效期，及时办理续期手续，确保许可范围与认证申请范围一致。资质过期、吊销或范围不匹配，都会直接导致申请被驳回。

4. 组织机构及职责文件

备料要点：绘制清晰的组织机构图，明确各部门、各岗位在职业健康安全管理中的职责分工，重点界定最高管理者、OH&S管理者代表、员工代表的职责权限，同时梳理各部门在危险源辨识、风险管控、应急处置等工作中的协同机制，形成书面文件。

合规提示：确保职责文件与实际运营一致，避免“职责空转”。我们需提前组织员工学习岗位职责，通过内部自查验证职责落实情况，确保审核时员工能清晰表述自身职责。

5. 生产/服务流程及风险管控基础资料

备料要点：整合三类核心资料，确保全面覆盖风险管控要求：一是生产/服务流程图、班次安排（含轮班、季节性生产特点），标注关键作业环节；二是已识别的主要危险源清单、对应风险评价记录，以及主要危险材料清单（附完整MSDS物质安全技术说明书）；三是适用的OH&S法律法规清单及合规性义务梳理文件，确保清单及时更新。

实操重点：危险源辨识需覆盖所有作业环节，包括承包方作业、临时作业等易遗漏场景，采用科学合理的风险评价方法。我们需安排专人定期更新法律法规清单，确保符合2026年新规要求。

6. OHSMS运行满三个月的有效证据

备料要点：提前规划体系搭建时间线，确保申请认证前OHSMS已按ISO 45001标准有效运行满三个月。准备充分的运行证据，包括培训记录、巡检记录、隐患整改记录等体系运行资料，以及内部审核计划、审核报告、阶段性管理评审报告（首次认证适用）。

新规提醒：2026版规则明确要求体系运行满三个月方可申请认证，未满运行周期的申请将不予受理。我们需合理规划时间，避免因进度仓促导致材料不全。

7. 事故及行政处罚整改资料（适用时）

备料要点：梳理近一年内发生的生产安全事故、职业病案例及OH&S相关行政处罚情况（如有），准备事故/处罚决定书、调查分析报告、整改措施文件及整改验证记录，形成闭环资料。若近一年无相关事故、处罚，需出具正式书面声明并加盖公章。

核心原则：严格遵循“整改闭环”原则，确保事故整改到位并获得相关部门验证。重大安全事故未整改完毕的，将直接影响认证决定，需提前排查处理。

8. 其他补充文件

备料要点：结合企业类型补充针对性材料，常见包括：特种作业人员资格证书（电工、焊工、叉车司机等，确保在有效期内）、员工职业健康体检报告、应急演练记录、危险废物处置合同及处置方资质、合规性评价报告等。再认证企业需额外准备原认证证书复印件及上一周期监督审核整改资料。

二、2026版新规核心变化：企业应对要点

承包方管理强化：我们需在申请表中准确列明承包方人数，将承包方作业纳入危险源辨识及体系管控，提前整理承包方资质及管理记录，以备核查。

信用核查严格化：认证机构将同步核查企业是否列入安全生产严重失信主体名单、严重违法失信名单，我们需提前通过“信用中国”等平台自查，确保无失信记录。

材料真实性管控升级：新规明确，材料虚假将导致认证终止，且企业一年内不得再次申请该机构认证。我们需建立材料自查机制，确保所有资料真实可追溯。

三、企业备料核心原则

结合实操经验，我们总结出“真实可追溯、完整全覆盖、合规有效期”三大备料原则：所有材料需加盖企业公章，复印件注明“与原件一致”；记录类材料需连续完整，可追溯至具体作业环节；资质、证书、检测报告等需专人管控有效期，及时更新替换失效材料，避免影响审核进度。

2026版OHSMS认证新规进一步强化了合规性要求，企业提前规范梳理8项材料，不仅能提升认证申请效率，更能为体系长期有效运行奠定基础。